تطوير نظم المعلومات الإدارية

**Admin** الأحد مارس 07, 2010 3:16 pm

تطوير نظم المعلومات الإدارية

مقدمة
إن نظام المعلومات الإداري و هذا مانحاول مناقشته في هذا الفصل هو قبل كل شيء مشروع استثماري رأسمالي يتطلب استخدام حزمة متكاملة و متنوعة من تقنيات تحليل و تصميم النظم و أساليب تخطيط و جدولة إدارة المشروعات .
كما ان للنظام دورة حياة طبيعية شبيهة بدورة حياة الكائن الحي ، و هي دورة تمر بمراحل اساسية مترابطة و متداخلة حيث أن مخرجات كل مرحلة هي مدخلات المرحلة التي تليها و هكذا حتى يتم استكمال دورة تطوير النظام .
لذلك سوف يتناول هذا الفصل مفاهيم و تقنيات تحليل و تصميم نظم المعلومات و المداخل المنهجية لتطوير هذه النظم .
مفهوم تحليل و تصميم النظم Systems Analysis And Design
تحليل النظم تحليل النظم Systems Analysis هي عملية منهجية لتفكيك و تجزءة نظام المعلومات الحالي و ذلك بهدف البحث عن فهم لأجزاء و مكونات النظام ، كيف تعمل هذه المكونات في النظام ، و أدوارها فيما ينجزه النظام ككل .
و ضمن سياق هذه العملية يمكن لمحلل النظم أن يحدد نقاط القوة و الضعف الموجودة في النظام من جهة كما يستطيع أن يعين ما يقدمه النظام من مخرجات و مقارنة هذه المخرجات بما يتوقعه المستفيدون في ضوء احيتاجاتهم للمعلومات . و هنا سوف تبرز فجوة كما يحصل في معظم الأحيان بين ما يقوم بانتاجه النظام الحالي و ما يريده أو يتوقعه المستفيدون من النظام . أي تحديد ما يعرف بفجوة المعلومات Information Gap .
أما تصميم النظم Systems Design فتعني العملية النظامية التي تأتي بعد عملية التحليل ، بل و تعتمد على مخرجات التحليل حيث يتم تحويل التصميم المنطقي للنظام و مواصفات الإجراءات و اساليب العمل الى نماذج و برامج عملية .
بمعنى آخر ، نقل التصميم المنطقي للنظام الى تصميم طبيعي مادي و إعادة تشكيل و تركيب الأجزاء و المكونات في كل واحد و متكامل .
محلل النظم Systems Analysts
يتولى محلل النظم القيام بأكثر الأدوار حيوية و تأثير في مجال تطوير نظم المعلومات الإدارية . و بنظرة عميقة الى عملية تحليل و تصميم النظم نرى أن الشخص الذي يتولى تخطيط و تنفيذ هذه العملية و الذي نطلق عليه اسم محلل النظم و سواء كان فردا أو فريقا من أفراد كما هو الحال في معظم الأحيان يقوم بمهام تحليلية و تقنية و إنسانية اتصالية تتطلب المعرفة و المهارة و الإدراك العميق للمشكلة موضوع الدراسة .
ففي الوقت الذي يبذل محلل النظم جل جهده في تحليل المشكلات و تحديد احتياجات المستفيدين و توصيف الحلول المقترحة يقوم ايضا بحل التعارضات و الخلافات بين المستفيدين و المستخدمين لنظام المعلومات .
لذلك من البديهي القول أن عمل محلل النظم هو في غاية الصعوبة لما يتطلبه من أنشطة و مهام معقدة و متنوعة لخلق نظام جديد و لتخطيط تغيير أساسي في المنظمة .
عمل محلل النظم يشبه الى حد كبير عمل المهندس المعماري فإذا كان المهندس المعماري يعمل مع المستفيد لتحديد احتياجاته و تشكيل معمار البناء فإن عمل محلل النظم هو هندسة معمار نظام المعلومات و تحديد مكوناته و علاقاته البيئية في ضوء تحليله لإحتياجات المستفيدين .
و يتصف عمل محلل النظم بالإبداع و بوجود مساحة واضحة من الفن الذي يستخدم أدوات العلم و التكنولوجيا . و من دون وجود الخبرة العملية المتراكمة و المستمرة عبر سنوات من الدراسة و التجربة لا يستطيع محلل النظم مهما بلغ من مستوى و رقي أكاديمي أن يضطلع بمسئولية تحليل و تصميم نظام المعلومات بنجاح و فاعلية .
عليه ، نرى أن لمحلل النظم أدوارا متكاملة و متنوعة في المنظمة نذكر منها محلل النظم كمستشار Consultant ، محلل النظم كخبير Expert و محلل النظم كصانع تغيير Change Maker و سوف نرى هذه الأدوار بوضوح في المباحث اللاحقة من هذا الفصل .
دورة تطوير حياة النظم Systems Development Life Cycle
و هي من أقدم و أهم الطرق المنهجية لتحليل و تصميم و تطوير نظم المعلومات بوجه عام و نظم المعلومات الإدارية على وجه الخصوص . هذه الطريقة المنهجية ذات طابع هيكلي منظم يتكون من مراحل أساسية مترابطة و متكاملة .
و مع ذلك لا يوجد اتفاق عام بين العلماء و الخبراء الممارسين في حقل نظم المعلومات حول المراحل الرئيسية لدورة حياة النظم و لا حول بنية كل مرحلة من حيث أنشطتها الفرعية و مخرجاتها التي تتحول الى مدخلات للمرحلة التالية و هكذا في عملية مستمرة لا تستكمل الا باستكمال عملية تطوير النظام و يمكن تمثيل دورة تطوير حياة النظم بالنموذج التدفقي Water Fall كما هو واضح في الشكل التالي :
كل مرحلة من مراحل النموذج التدفقي Water Fall هي عنوان واسع لحزمة من الأنشطة و العمليات الفرعية المهمة التي قد تظهر في نماذج أخرى كعناوين لمراحل مستقلة . و في كل الأحوال و بغض النظر عن التسميات و عدد المراحل التي تظهر في كل نموذج يمكن القول أن جميع النماذج التمثيلية لدورة حياة تطوير النموذج لا تخرج عن أقانيم ثلاثة هي التحليل ، التصميم و التطبيق .
و إذا ذهبنا بعيدا نحن أو آخرين فإنما لتبسيط الظاهرة باعتبارها حالة معقدة تتطلب من ناحية منهجية و تكنيكية استخدام كل وسائط التبسيط و التفكيك التي تساعد في إدراك الأجزاء و المكونات مكن دون الإستغراق في التفاصيل الصغيرة التي قد تحجب عنا الرؤية الصحيحة و الإدراك الشامل الذي يستهدف دراسة النظام بإعتباره تكوينا واحدا و متكاملا .
فكل مرحلة من مراحل التطوير هي نسيج عضوي متكامل المضمون و الأبعاد عن الأنشطة و العمليات التي سوف نحاول دراستها بنظرة تحليلية معمقة من دون إيجاز مضر أو إطالة لا ضرورة لها .
1. تحديد المشكلات Identifying Problems
لا يظهر نظام المعلومات الإداري من فراغ ، و إنما يأتي تطويره تلبية لحاجة موضوعية ملحة و لتقديم حلول لمشكلات الأعمال المختلفة .
و في ظل وجود مشكلات جوهرية ذات علاقة بضعف الإنتاجية ، و تدهور جودة المنتجات و الخدمات ، و تراجع الموقع التنافسي للمنظمة في هيكل الصناعة و الأسواق المستهدفة أو ضعف في الأداء الكلي و قدرات المبادرة و الابتكار الى غير ذلك من المشكلات فإن الحاجة لوجود نظم و أدوات تكنولوجيا المعلومات بما في ذلك نظم المعلومات الإدارية ليست ترفا و انما هو ضرورة ملحة لكي تكون المنظمة على مسار انطلاق واحد مع بقية المنافسين .
تبقى طريقة ادارة هذه التكنولوجيا هي الأمر الحيوي الآخر التي اما أن تؤدي الى تعزيز الكفاءة و الفاعلية الإدارية و الإنتاجية و التنافسية أو قد تضيف اعباءا إضافية من التكلفة الباهظة .
ما نريد أن نقوله ان نظم المعلومات الإدارية و كل أدوات تكنولوجيا المعلومات و الاتصالات لديها حلولها لمشكلات الأعمال و لكنها و هذا ما يجب إدراكه بعمق لا تحمل عصا موسى ، لأنها لاتصنع المعجزات ليس لأننا لا نعيش في عصر ا لمعجزات و إنما في عصر الإنجازات بل لأن الإنجازات ليست نتاجا للتكنولوجيا وحدها ، انها نتاج الإدارة و المعارف و المهارات الإنسانية التي تستخدم تكنولوجيا المعلومات لتحقيق الأهداف التنظيمية المنشودة .
باختصار المنظمة التي لا توجد فيها مشكلات جوهرية لا تحتاج بالضرورة لنظم المعلومات الإدارية . إن المشكلات و بغض النظر عن مستواها و أهميتها و مجالها هي التي تطلب الحلول و تستدعي قرارات الإستثمار الرأسمالي بتكنولوجيا نظم المعلومات و الاتصالات و غيرها .
2. دراسة الجدوى Feasibility Study
تتناول دراسة الجدوى تحديد ما إذا كان لنظام المعلومات الجديد جدوى اقتصادية و تنظيمية و تقنية أم لا . و يقدم فريق دراسة الجدوى توصياته للإدارة بخصوص مشروع الإستثمار في نظم المعلومات الإدارية .
و تهتم دراسة الجدوى بصورة استثنائية في تحديد التكاليف الإجمالية للنظام و مقارنتها بالمزايا و المنافع المنظورة و غير المنظورة في المستقبل القريب و البعيد ، أي تحديد الجدوى الاقتصادية للنظام Economic Feasibility .
كما تهتم الدراسة بمعرفة الإمكانيات و القدرات التقنية التي سيوفرها النظام و درجة حاجة المنظمة لها و كذلك درجة ملائمتها مع الطاقة التشغيلية الموجودة أصلا و هذا ما يعرف بالجدوى التقنية لنظام المعلومات Technical Feasibility ، أو بتعبير آخر المنافع التقنية المنظورة و المستقبلية للنظام .
و تتكامل الدراسة بتحليل الجدوى التنظيمية لنظام المعلومات Organizational Feasibility من خلال معرفة درجة التوافق بين التنظيم و مستلزمات تشغيل نظام المعلومات بكفاءة و فاعلية بالإضافة الى تحليل القدرات التي يوفرها النظام الجديد للمنظمة و بما يساعدها على تحقيق الميزة التنافسية.
باختصار تأخذ دراسة الجدوى ثلاثة أبعاد أساسية هي : البعد الاقتصادي لضمان أن تكون المنافع المتوقعة أكبر من التكاليف ، و البعد التنظيمي للتأكد من وجود امكانية في تشغيل النظام و في استيعاب قدراته الكبيرة على المعالجة و انتاج المعلومات ، و الجدوى التقنية لضمان وجود تكنولوجيا معلوماتية راقية و قابلة للتطور و التحديث عند الضرورة .
3. تحليل النظم Systems Analysis
تتضمن مرحلة تحليل النظم حزمة من الأنشطة المتكاملة التي تبدأ بتحليل احتياجات المستفيدين ، و تحديد أهداف النظام الجديد و مواصفاته و حدوده و القيود التي يعمل في إطارها . و ينتج عن مرحلة تحليل النظم و صف منطقي بمكونات و متطلبات النظام و هي :
• المخرجات التي يقوم النظام بإنتاجها و تقديمها للمستفيدين في ضوء إحتياجاتهم .
• العمليات و الأنشطة التي يجب أن تنفذ للحصول على المخرجات .
• مدخلات النظام الضرورية من أجل الحصول على المخرجات .
• الموارد الضرورية لعمل النظام .
• الإجراءات و قواعد عمل النظام .
باختصار ، يجري في مرحلة تحليل النظم تحديد مواصفات النظام من حيث مكوناته المادية( الملموسة ) و مكوناته البرمجية (غير الملموسة ) و أن الخطوة الحيوية في هذه المرحلة هو اختيار المنهجية المناسبة لتحليل احتياجات المستفيدين من المعلومات .
و هناك مداخل متنوعة لتحليل الإحتياجات منها مدخل تحليل احتياجات المستويات التنظيمية ،مدخل دراسة و تحليل أدوار المديرين المعروفة بأدوار Mintzberg و التي تتوزع على ثلاثة فئات : فئة الأدوار الشخصية Interpersonal ، فئة الأدوار المعلوماتية Informational ، و فئة الأدوار القراراتية Decisional . كما يوجد مدخل تحليل المعلومات و القرارات الإدارية الى غير ذلك من مداخل تحليل الاحتياجات و أساليب جمع و تحليل البيانات من خلال الاستبانة، المقابلة المنظمة ، الملاحظة ، و الزيارة الميدانية في بيئة العمل .
و من بين الأنشطة التي تتكون منها مرحلة تحليل النظم نذكر ما يلي :
• تحليل احتياجات المستفيدين من المعلومات .
• تحديد توقعات و آمال المستفيدين .
• تحليل فجوة المعلومات بين احتياجات المستفيدين و توقعاتهم .
• و صف منطقي للمخرجات ، العمليات و المدخلات .
• وصف منطقي لقاعدة البيانات .
4. مرحلة تصميم النظم Systems Design
تتكون عملية تصميم النظم من حزمتين رئيسيتين: الأولى تخص التصميم المنطقي Logical Design و الثانية التصميم الطبيعي ( المادي ) Physical Design .
نقصد بالتصميم المنطقي و ضع التصورات و المفاهيم المنطقية للنظام قبل تشكيله و تنفيذه عمليا ، أي تكوين صورة منطقية مجردة لمواصفات النظام و مكوناته الفرعية و وظائف كل نظام فرعي قبل تصميمه و بناءه ماديا . و تتكون مرحلة التصميم المنطقي من الأنشطة التالية :
• تصميم المخرجات في ضوء عوامل مهمة منها تحديد المحتوى Content ، الشكل Form ، الحجم Volume التوقيت Timelines و وسائط المخرجات Media و تنسيق المحتوى Format .
• تصميم المدخلات و تحديد وسائط الإدخال Inputs Media و جدولة توقيت أنشطة الإدخال في بعض تطبيقات النظام .
• تصميم العمليات و وضع خوارزميات العمليات التي سيقوم بتنفيذها النظام .
• التصميم المنطقي و المادي لقاعدة البيانات .
• تحديد و تعريف البرامج المستخدمة في النظام .
• و ضع مواصفات العتاد و الأجهزة المستخدمة في النظام .
• توصيف و تصميم إجراءات العمل داخل النظام .
و في المنظمة بينما تضمن عملية التصميم المادي استكمال أنشطة التصميم المادي للمخرجات و المدخلات و التصميم المادي لقاعدة البيانات من خلال اختبار نظام إدارة قاعدة البيانات المناسب للنظام بالإضافة الى تصميم عمليات المعالجة و اختبار البرامج المستخدمة لهذا الغرض .
بالإضافة الى ما تقدم يقوم محلل و مصمم النظم باستكمال أنشطة تصميم إجراءات المراقبة و حماية موارد النظام .
علاوة على ذلك توجد حزمة من العوامل المؤثرة في عملية تحليل و تصميم النظم نذكر منها على سبيل المثال لا الحصر .
‌أ. اعتماد منهج التحليل البنيوي و التصميم البنيوي Structural Analysis and Design .
‌ب. نجاح الفريق في استخدام تقنيات نمذجة البيانات و العمليات .
‌ج. بساطة النظام و ملائمته لبيئة الأعمال في داخل المنظمة .
‌د. سهولة الاستخدام و التشغيل و درجة صداقة النظام للمستفيد النهائي .
‌ه. الكفاءة و الفعالية التشغيلية و التنظيمية في انجاز نظام المعلومات لوظائفه و مهامه .
‌و. الأمان و الحماية و التحكم التي يجب أن يتميز بها نظام المعلومات .
5. مرحلة التطبيق Implementation
تضم مرحلة التطبيق حزمة من الأنشطة الفرعية المتكاملة التي تبدأ بنشاط وضع خطة التطبيق و تدريب المستفيدين و العاملين في نظام المعلومات الى استكمال أنشطة البرمجة و نصب الأجهزة و شبكة الحاسوب و تحميل البرامج و تشغيل النظام .
فضلا عن ذلك ، تتضمن مرحلة التطبيق الأنشطة الخاصة بإعداد الإجراءات التفصيلية و تصميم دليل شامل لها و استكمال اجراءات التغيير الضرورية لعمل نظام المعلومات الجديد .
بالإضافة الى ماتقدم ، تتضمن مرحلة التطبيق اختبار نظام المعلومات الجديد . يتصل نشاط الاختبار Testing بسلسلة من أنشطة فحص و قياس جودة أداء نظام المعلومات الذي يوضع موضع التنفيذ و التشغيل التجريبي لمعرفة مستوى استجابته لحاجات المستفيدين و يمتد نشاط الإختبار الى فحص و اختبار نظام المعلوماتمن خلال أربعة مستويات هي : اختبار المكونات Components ، اختبار الوظائف Functions ، اختبار النظم الفرعية Subsystems ، و اختبار الأداء الكلي للنظام Total System .
و في مرحلة التطبيق تظهر الحاجة الى استكمال أنشطة التحويل Conversion التي يتم من خلالها اختيار استراتيجية التحول الملائمة للنظام و المنظمة . و تستكمل في هذه الفترة كل اجراءات الانتقال الى نظام المعلومات الجديد .
و تتكون استراتيجيات التحول من :
• استراتيجية التحول الفوري Immediate Replacement
عند تطبيق استراتيجية التحول الفوري يتم التخلي عن نظام المعلومات القديم دفعة واحدة و يوضع النظام الجديد موضع التشغيل مباشرة و في وقت محدد .
و تعتمد هذه الاستراتيجية على أسلوب الصدمةو لذلك تسمى أيضا باستراتيجية الصدمة . و تستخدم استراتيجية التحول الفوري في حالة و جود صعوبة كبيرة في تجزئة نظام المعلومات الجديد الى مراحل عديدة ، أو عندما توجد ضغوط شديدة من قبل المستفيدين باتجاه تطوير و تصميم نظام المعلومات .
• التشغيل المتوازي Parallel Operation
يتم تشغيل النظام الجديد مع استمرار العمل بالنظام القديم ، أي أنه تتم عمليات معالجة البيانات منقبل النظام الجديد و القديم في وقت واحد الى أن يصل مستوى تطبيق النظام الجديد الى معايير الكفاءة و الفاعلية الموثوقية الاعتمادية المستهدفة .
• الإحلال التدريجي Phase Replacement
استراتيجية الإحلال التدريجي تعني احلال النظام الجديد بصورة تدريجية الى أن يتم استكمال أنشطة تصميم و تشغيل النظام الجديد . هذا يعني انجاز حزمة محددة من وظائف نظام المعلومات الجديد في حين يستمر العمل بنظام المعلومات القديم الذي يتولى انجاز الوظائف الأخرى .
• مرحلة التقييم Evaluation
تعتبر مرحلة التقييم قاعدة انطلاق نظام المعلومات للعمل في المنظمة وفق الأهداف المنشودة منذ بداية دورة حياة تطوير النظم . و في هذه المرحلة تحديدا تنتقل مسئولية إدارة النظام من فريق التطوير ( أو من إدارة المشروع ) الى إدارة النظام التي سوف تتولى بصورة مباشرة مهام التشغيل النهائي و التقييم .
التشغيل النهائي يبدأ بعد أن تستكمل كل أنشطة تحليل و تصميم و تحويل و اختبار نظام المعلومات الجديد . أما فيما يخص تقييم نظام المعلومات الجديد ففي الواقع توجد أساليب عديدة لتقييم نظم المعلومات بعضها مفيد لأغراض التقييم المباشر و البعض الآخر مفيد لتقييم النظام على المدى الطويل.
التقييم المباشر قصير الأجل يستند على إجراء مقارنة بين التكاليف الفعلية (المنظورة )و المنافع المنظورة كما هو واضح في الجدول التالي :
التكاليف الفعلية
Coasts المنافع المنظورة
Tangible Benefits
تكلفة عتاد النظام زيادة الإنتاجية
تكلفة برامج النظام تحسين جودة المنتجات و الخدمات
تكلفة عتاد شبكة الحاسوب تخفيض التكاليف التشغيلية
تكلفة نظم التشغيل و برامج الشبكة تخفيض نفقات العمل الإداري
تكلفة تأسيس الأجهزة و صيانتها تحسين الأداء الكلي للمنظمة
تكلفة تدريب الأفراد السرعة في حل المشكلات
تكلفة تشغيل الأفراد الرضا المتزايد للزبائن
أما المنافع أو المزايا غير المنظورة فمن غير المحتمل تحديدها الا بعد فترة طويلةنسبيا من بدأ تشغيل النظام . و من المنافع غير المنظورة و التي ينتظر ظهورها و قياسها هي :
1. تطور نوعي في عملية صياغةو تطبيق استراتيجية الأعمال الشاملة .
2. تحسين نوعي في القرارات الاستراتيجية .
3. اكتساب الميزة التنافسية المؤكدة .
4. نجاح تطبيق مداخل إدارة الجودة الشاملة .
5. نجاح الإدارة في إعادة هندسة الأعمال .
6. تطبيق فعال للمشروعات و برامج إدارة المعرفة .
7. إنبثاق ثقافة الريادة و الابتكار .
هذه المراحل الأساسية لدورة تطوير حياة النظم تمثل خارطة طريق لتحليل و تصميم و تشغيل نظم المعلومات الإدارية . و بالتالي من غير الممكن تجاوز هذه المنهجية حتى و لو استخدمنا مداخل حديثة أخرى لتطوير و بناء نظم المعلومات كما سوف نحاول أن نعرج عليها لاحقا في هذا الفصل .
ما نريد أن نقوله أن المنطق العلمي المستند على نظرية النظم لا يمكن التغاضي عنه في بناء و تطوير أي نظام للمعلومات . فكل نظام يحتاج الى دراسة للجدوى ، و الى تحليل و تصميم و تطبيق و من ثم تشغيل و تقييم . يبقى الإختلاف واردا في التقنيات و الأساليب و المداخل المستخدمة لإدارة و تنفيذ أنشطة كل عملية أساسية من عمليات دورة تطويرحياة النظم .
المداخل البديلة لتطوير نظم المعلومات الإدارية
تظهر الحاجة الى نظم المعلومات الإدارية بسبب وجود مشكلات جوهرية تعاني منها منظمات الأعمال سواء على مستوى جودة الخدمات و المنتجات ، أو لتحسين الأداء الكلي للمنظمة و بالتالي قدراتها التنافسية في الصناعة أو في السوق .
و نظرا لتنوع هذه المشكلات و تباين احتياجات الإدارات من نظم و أدوات تكنولوجيا المعلومات فإن الخيارات الاستراتيجية الموجودة أمام هذه الإدارات تمتد الى جميع أنماط المعلومات الإدارية و كذلك الى المداخل المنهجية البديلة لتطوير و تصميم هذه النظم . و كما هو واضح لا يوجد هناك أي مدخل محدد يمكن أن يناسب جميع المنظمات و لجميع الأنماط الأساسية لنظم المعلومات الإدارية الحاسوبية و ذلك لأن لكل مدخل مزاياه و عيوبه بالإضافة الى أن بعض المداخل غير مفيدة من الناحية العملية في تطوير و تصميم بعض الأنماط المهمة لنظم المعلومات .
و من هذه المداخل المنهجية البديلة لتطوير نظم المعلومات الإدارية نذكر ما يلي :
1. مدخل التطوير السريع Ad Hoc Approach
مدخل التطوير السريع Ad Hoc يتوجه نحو حل مشكلة معينة من دون أن يأخذ بعين الإعتبار المشكلات الأخرى ذات العلاقة بتطبيقات الأعمال مجالات وظيفية في المنظمة . و لذلك لا يعمل محلل و مصمم النظم من أجل دراسة المنظمة بإعتبارها نظاما إداريا متكاملا يتضمن حزمة من النظم الوظيفية الفرعية بما في ذلك نظام المعلومات الإدارية و بالتالي لا يهتم بتجديد الإحتياجات الجوهرية للمستفيدين أنشطة الأعمال المنظمة و إنما يقوم بالتركيز فقط على المشكلات الملحة و نقاط الضعف و مواطن الخلل التي تستدعيها مشكلة الدراسة و التي تتطلب وضع حلول سريعة لها من خلال العمل بسرعة لتطوير و تصميم نظام المعلومات الإداري .
و يفضل تطبيق هذا المدخل في منظمات الأعمال الديناميكية والتي تعمل في بيئة و صناعة شديدة التغيير و التعقيد . و من الواضح أن مدخل التطوير Ad Hoc يقف على نقيض المداخل التقليدية الأخرى لنظم المعلومات الإدارية و بصورة خاصة المداخل الإستراتيجية لتطوير و تصميم المعلومات أو مداخل التطوير التي تتطلب وجود جدولة دقيقة وواضحة للموارد و الأنشطة المطلوب تنفيذها في مشروع نظام المعلومات الإداري .و تميل بعض المنظمات الى هذا المدخل عندما تواجه تهديدات كبيرة و مفاجئة أو عندما تظهر للعيان فرص ثمينة للأعمال يجب اقتناصها و استثمارها لما تحققه للمنظمة من ايرادات و أرباح .
2. مدخل نمذجة قاعدة البيانات Data Modeling Approach
يرتبط هذا المدخل بتقنيات نمذجة البيانات Data Modeling و في مقدمتها مخططات الكينونة – العلاقات – Entity Relationship Diagram و الأدوات الأخرى التي تقع ضمن حقل هندسة المعلومات Information Engineering .
و حسب هذا المدخل يقوم فريق تطوير نظم المعلومات بتصميم نموذج لقاعدة بيانات تضم كل المعلومات الضرورية لدعم عمليات و أنشطة المنظمة و بما يساعد إدارة المنظمة على استرجاع ، تحديث و تعديل و قبل ذلك معالجة و تخزين البيانات .
يفيد هذا المدخل في تحقيق قدرة متطورة لنظام المعلومات الإداري من خلال استجابته السريعة و المرنة لمتطلبات و احتياجات الإدارة من المعلومات الضرورية و الموثوقة و التي تقابل البيانات المخزونة في قواعد البيانات .
و ينسجم مدخل نمذجة قاعدة البيانات مع منهج التحليل و التصميم البنيوي Structured Analysis & Design . بإختصار ان الفكرة الجوهرية التي يقوم عليها مدخل نمذجة قاعدة البيانات تتمثل بأنه طالما اعتمد نظام المعلومات الإداري على قاعدة البيانات فإن من الضروري توجيه كل جهود فريق التطوير نحو تصميم قاعدة البيانات و اختيار نظام إدارة قاعدة البيانات المناسب للمنظمة و بذلك يمكن اختصار كثير من الجهد و الوقت و المال .
3. مدخل تحليل البنية التنظيمية Organizational Structure Analysis Approach
يفترض هذا المدخل أن نظم المعلومات الإدارية ترتبط ارتباطا بنيويا و عضويا بالبنية التنظيمية للمنظمة و ماتتضمنه من مستويات إدارية ، و عمليات و أنشطة و اتصالات و علاقات رسمية و غير رسمية . و لذلك فإن من المناسب تصميم نظم المعلومات الإدارية على اساس متوافق مع البنية التنظيمية التي تظهر رسميا في ما يعرف بالخارطة التنظيمية .
بتعبير آخر ، يفترض مدخل تحليل البنية التنظيمية صورة محددة للعلاقة بين نظام المعلومات الإداري و البنية التنظيمية للمنظمة، علاقة يكون فيها نظام المعلومات الإداري متغيرا تابعا للمتغير المستقل (البنية التنظيمية)بمعنى آخر، لا يرى أصحاب هذا الرأي وجود حاجة موضوعية في إعادة هندسة الأعمال و بالتالي البنية التنظيمية في ضوء عملية تطوير و تصميم نظام المعلومات الإداري و البنية التنظيمية للمنظمة، علاقة يكون فيها نظام المعلومات الإداري ذلك لأن نظام المعلومات و التكنولوجيا بصفة عامة تتبع البنية التنظيمية للمنظمة .
4. مدخل التصميم من الأعلى الى الأسفل Top-Down Approach
يصمم نظام المعلومات الإداري وفق هذا المدخل للمساعدة في تحقيق هذه الأهداف الإستراتيجية للمنظمة و الاهداف التنظيمية الأخرى المشتقة منها و التي ترتبط بالمستويات الإدارية للمنظمة .
و يرتكز مدخل التصميم من الأعلى الى الأسفل على مفهوم و تكنيك التحليل و التصميم البنيوي الذي يبدأ بتحليل احتياجات النظام ككل في أعلى مستوى و تجزءة و تشعيب النظام حسب المكونات و النظم الفرعية و ما يرتبط به من عمليات و أنشطة برمجية . على هذا الأساس ، يهتم مدخل التصميم من الأعلى الى الأسفل بتعيين احتياجات الإدارة العليا للمنظمة بصفة جوهرية و من ثم الانتقال بتعيين و دراسة احتياجات الإدارات الأخرى و هكذا نزولا من الأعلى الى الأسفل ، و من العام الى الخاص ، و من الكل الى الجزء .
5. مدخل التصميم من الأسفل الى الأعلى Down- Top Approach
بينما يعتبر مدخل التصميم من الأعلى الى الأسفل مدخلا تحليليا بسبب تجزئة نظام العمل و تفكيك مكونات النظام و دراسة احتياجات المستويات الإدارية من الإعلى الى الأسفل ، يقوم مدخل التصميم من الأسفل الى الأعلى بتركيب النظام و تجميع الإحتياجات و دراسة توقعات المعلومات من مستوى الإدارة في الخط الأول ( الإدارة العملياتية ) و صعودا الى مستوى الإدارة العليا .
يعتبر مدخل التصميم من الأسفل الى الأعلى منهجا تركيبيا يبدأ بالخاص الى العام و بالجزء الى الكل ، و بالإحتياجات التشغيلية للإدارة في الخط الأول لينتهي باحتياجات أعلى مستوى إداري في المنظمة . و لذلك يمكن النظر الى مدخل التصميم من الأسفل الى الأعلى باعتباره مدخلا ذو اتجاه واضح لحل المشكلات Problem –Oriented و تحديدا المشكلات العملياتية على مستوى إدارة علاقات الزبائن ، إدارة سلاسل التوريد ، تحسين كفاءة نقاط البيع الى غير ذلك من أنشطة الإدارة العملياتية في الخط الأول.
و الآن ، و بعد هذا التحليل الموجز و العميق لمداخل تصميم نظم المعلومات الإدارية دعنا نلقي نظرة كاشفة لمزايا و عيوب كل مدخل مع التركيز على محددات تطبيق هذه المدخلات في البيئة التنظيمية .
فإذا أخذنا مدخل التطوير السريع Ad-Hoc سنجد أنه يناسب ظروف خاصة تواجه فيها بعض المنظمات منعطفات حادة في مسيرة أعمالها مثل قرار الدخول الى أسواق جديدة ، حدوث تغير جذري في العبة التنافسية ودخول منافسين جدد الى السوق المحلي ، أو لمواجهة تحديات كبيرة .
و بالنتيجة ففي ظل الأوضاع الطبيعية فإن المنظمة تحتاج الى نظم أعمال تمثل استثمارا ماليا بعيد الأجل ، استثمارا يحقق لها عائدا مهم في الأجل المتوسط و البعيد . و لذلك ، لا يمكن أن يصلح مدخل التطوير السريع Ad-Hoc لتصميم نظم معلومات إدارية على المدى البعيد و ضمن اطار عملية تخطيط استراتيجي لتلبية احتياجات الأعمال و المستفيدين .
أما مدخل تحليل البنية التنظيمية فمن الواضح أن هذا المدخل يتضمن منهج متابعة و هندسة المجالات الوظيفية الرئيسية في المنظمة و العلاقات الرسمية التي تظهر في التنظيم الرسمي فقط أو كما تظهر في الخارطة التنظيمية للمنظمة . و بالتالي فمن غير المؤكد نجاح فريق تحليل و تصميم النظم في تحديد احتياجات دقيقة للمستفيدين بسبب اعتمادهم على التنظيم الرسمي فقط . فضلا عن ذلك ، فإن الاعتماد على الخارطة التنظيمية يعني اهمال التنظيم غير الرسمي و احتياجات جماعات الضغط غير الرسمية كما يعني اهمال مصادر المعلومات غير الرسمية و قنوات الاتصال الخاصة التي تربط مجاميع العمل غير الرسمية .
ان التصميم و التطوير الذي يستند على مدخل تحليل البنية التنظيميةسيؤدي الى حالة ساكنةجامدة و سيعفي نظام المعلومات الإداري مسئولية تحقيق التكامل العضوي بين المجالات الوظيفية للمنظمة و المستويات الإدارية في اطار العمل من أجل تحديد عناصر القوة و الضعف في الداخل و مقاربتها و مقارنتها بالفرص و التهديدات الموجودة و المحتملة في البيئة الخارجية .
خلاصة القول ، بالنسبة الى مدخل تحليل البنية التنظيمية أنه مدخل يستند على نظرية التنظيم التقليدية ، هذه النظرية التي ترى المنظمة كماكنة بيروقراطية ضخمة من الوظائف الثابتة و علاقات السلطة العمودية باتجاه واحد من الأعلى الى الأسفل .
فضلا عن ذلك يهمل هذا المدخل حقيقة مفادها و هي أن نجاح نظام المعلومات الإداري يعتمد بصفة جوهرية على نجاح عمليات اعادة هندسة أنشطة الأعمال إذ بدون الهندرة للعمليات ، و الهندرة التي نقصدها هو بمعناها الشامل لا يمكن ضمان تحقيق أدنى مستوى من الكفاءة و الفاعلية فما قيمة نظام المعلومات الإداري مع ثبات الوظائف و الأنشطة و ثبات العلاقات ، ما قيمة نظام المعلومات الإداري الذي لا يصنع تغييرا في بنية المنظمة الداخلية و لا يساعد في دمج و تنظيم تدفقات الأنشطة و الأعمال .
ان من يحاول دفع تكنولوجيا المعلومات في جسم تنظيمي جامد هو كمن يريد أن يحشر سفينة في ساقية صغيرة . باختصار ، ان التغيير الذي ننشده من خلال التكنولوجيا و استراتيجيات الأعمال لا يمكن تحقيقه اذا أردنا تفصيل هذه المكونات المبتكرة على الهيكل التنظيمي للمنظمة .
مدخل نمذجة قاعدة البيانات يستند على أنشطة معالجة و تخزين و استرجاع و تحديث البيانات و ما يرتبط بذلك من أنشطة إدارة موارد البيانات و إعداد تقارير المعلومات حسب احتياجات المستفيدين إذن هذا المدخل يهتم بنمذجة البيانات من خلال تحليل و تمثيل تدفقاتها بين كينونات النظام .
و بالنتيجة فإن فائدة مدخل نمذجة قاعدة البيانات تظهر في عملية حوسبة أنشطة الأعمال و بصورة خاصة معاملات الأعمال بسبب تركيزه على عنصر البيانات أكثر من تركيزه على العمليات أو الكينونات . و هذا هو العيب الخطر في مدخل نمذجة قاعدة البيانات . صحيح أن معظم نظم إدارة قواعد البيانات العلائقية هي اليوم كائنية التوجهObject Oriented إلا أن الاعتماد على قاعدة البيانات هو أمر غير صحيح على الإطلاق ذلك لأن نظام المعلومات الإداري هو ليس قاعدة بيانات فقط ، و أن التركيز على أنشطة المعالجة التقليدية للبيانات هو أمر غير كاف بحد ذاته و لا يساعد كثيرا في تلبية الإحتياجات المتغيرة و المتجددة للأعمال و الاحتياجات المتغيرة كذلك للمستفيدين من زبائن ، موردين ، و شركاء أعمال .
إن نظام المعلومات الإداري هو أكثر من قاعدة بيانات و أن تطبيقات النظام و مجالات أنشطته المختلفة تمتد الى مساحة واسعة من وظائف التحليل و النمذجة و دعم القرارات و بالتالي لا يمكن الإعتماد على مدخل نمذجة قاعدة البيانات لوحده في عملية تصميم و تطوير نظام المعلومات الإداري للمبررات الموضوعية التي ذكرناها آنفا .
أما فيما يتعلق بمدخل التصميم من الأسفل الى الأعلى فإن الفائدة الجوهرية من هذا المدخل هو قدرته على تقديم معلومات دقيقة و وافية عن إحتياجات الإدارة العملياتية ، و الإدارة الوسطى و تركيزه على حل مشكلات هذه الإدارات بالدرجة الأولى . كما يفيد مدخل التصميم من الأسفل الى الأعلى في تصميم برامج نظم المعلومات الوظيفية مثل نظام المعلومات العملياتية ، نظام المعلومات التسويقية ، نظام المعلومات المحاسبية و المالية و وحداتها التركيبية المتشعبة منها . و هو عمل يضفي صفة البساطة و السهولة على عملية تصميم و تطوير نظم المعلومات الإدارية انطلاقا من المشكلات العملياتية للمنظمة .
و من المناسب القول أن هذا المدخل أكثر ملائمة لتصميم نظم معالجة المعاملات ، و نظم المعلومات الإدارية و نظم المعالجة التحليلية الفورية و غيرها من نظم و أدوات تكنولوجيا المعلومات التي ترتبط مع مستوى الإدارة العملياتية و مستوى الإدارة الوسطى .
و أخيرا يعتبر مدخل التصميم من الأعلى الى الأسفل من أكثر المداخل تطبيقا و أكثرها ارتباطا بمفاهيم و تقنيات تحليل و تصميم النظم . إن مدخل التصميم من الأعلى الى الأسفل يرتبط أساسا بمفهوم و منهج التحليل البنيوي و التصميم البنيوي و هو مفيد في تطبيق تقنيات البرمجة الموجهة للكائنات Object Oriented Programming و من الواضح أيضا تركيز مدخل التصميم من الأعلى الى الأسفل على تلبية احتياجات الإدارة العليا و الانتقال بتفصيل الاحتياجات التنظيمية نزولا الى الأسفل ، بمعنى آخر يرتبط هذا المنهج بتحليل الاحتياجات الإستراتيجية للمنظمة و هي الإحتياجات المرتبطة بالبيئة الخارجية بالإضافة الى البيئة الداخلية و ذلك بسبب طبيعة عمل الإدارة العليا للمنظمة . و لهذا يفيد مدخل التصميم من الأعلى الى الأسفل ، بناء و تطوير نظم المعلومات التنفيذية ( الإستراتيجية ) .
على أية حال تختلف مداخل التصميم الآنفة الذكر من حيث أهميتها ، و دورها و مزاياها و عيوبها و بالتالي تختلف في درجة ملائمتها للمنظمة و لنوع و طبيعة نظام المعلومات الإداري المزمع بناءه و تطويره . فمن غير المنطقي أن يختار فريق التطوير منهج التصميم من الأسفل الى الأعلى إذا كانوا بصدد بناء و تصميم نظم المعلومات التنفيذية أو نظم إدارة المعرفة مثل نظام الشبكات العصبية ، نظام المنطق الضبابي ، نظام الخوارزميات الجينية و غيرها .كما لا يناسب مدخل نمذجة قاعدة البيانات عملية تطوير نظم مساندة القرارت ذلك لأن هذه النظم تعتمد بالدرجة الأولى على قاعدة النماذج و نظام إدارة قاعدة النماذج بالإضافة الى نظام قاعدة البيانات .
بل يمكن لنظم مساندة القرارات أن تستقي مواردها المعلوماتية من مخرجات نظم المعلومات الإدارية . إذن من الصعب اختبار مدخل منهجي معين لتطوير نظم المعلومات الإدارية . من دون أن نأخذ بنظر الإعتبار طبيعة و نوع نظام المعلومات و فئة المستفيدين من هذا النظام ، و مكان عمل هذا النظام . أي حجم و نوع و طبيعة منظمة الأعمال و درجة تعقيد و تشابك أنشطتها و أعمالها و خصائص البيئة التي تعمل فيها و استراتيجياتها و خططها المستقبلية ، فكل هذه العوامل و غيرها تؤثر في عملية المفاضلة بين مداخل التطوير البديلة الآنفة الذكر .